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夏季休業・祝日など休日設定について

退勤前に各種設定を行い、祝日や夏季休暇など安心してお休みしましょう🙌

パターン①とパターン②を紹介します。(弊社としては、パターン①を推奨しています)

パターン①:営業時間の設定はそのままで、補足の文章を追記し、夏季休業の旨を案内する

サポートbot 設置済みの方

サポートbotの「開始画面」に、休業の旨を記載しましょう🙌 例えば...

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文章コピペ用:なお、8月8日(土)〜8月16日(日)まで夏季休業となっております🙇‍♂️休業期間中にいただいたお問い合わせは、営業開始日以降に順次回答させていただきますので、お待ちいただけますと幸いです。

接客チャットのみご利用の方(サポートbotを設置していない方)

「ウェルカムメッセージ」に休業の旨を記載しましょう🙌

「チャネルの設定」>「チャットの導入および設定」>「ウェルカムメッセージの設定」からメッセージの修正が可能です。

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・自動応答メッセージの文章を変更しましょう

自動応答メッセージは、営業時間にお客様が問い合わせをした後、1分以内に応対をしなかった場合、自動送信されるメッセージです。 「オン」にしている場合は、こちらの内容も適切な文章に変更することをオススメします。 ▼ 設定 「チャネルの設定」>「営業時間および応対の設定」> 「自動応答メッセージ」 で修正ができます。

例:

文章コピペ用:現在、夏季休業中のため、休業後に改めてご連絡します。(質問は続けてご記入頂いて構いません😊)回答後、お客さまがオフラインだった場合、登録いただいたメールアドレスに回答内容をご連絡差し上げます。
文章コピペ用:現在、夏季休業中のため、休業後に改めてご連絡します。(質問は続けてご記入頂いて構いません😊)回答後、お客さまがオフラインだった場合、登録いただいたメールアドレスに回答内容をご連絡差し上げます。

上記文章例は、フォーム機能を設定し、メールアドレスなどを取得している場合を想定した文章です。フォーム機能の設定はこちらからご確認いただけます。

パターン②:営業時間を手動で「不在中」に設定する

「チャネルの設定」>「営業時間および応対の設定」> 「営業時間を設定」 > 「不在中」> 「保存」で修正ができます。

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「不在中」を設定すると、再び手動で「営業中」に戻すまで、常に「営業時間外」になります。

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営業時間と営業時間外での表示は左記のように異なります。

(応答までの時間に関しては、上に表示されている >「応答までの時間」で変更可能です)

営業時間外も「チャットを受付ける」を推奨している理由

チャネルトークでは、営業時間外でも「チャットを受付ける」を推奨しております。答えは顧客にある思想を大切にしている中で、お客さまがリアルな声を届けてくださることは、重要だと考えているからです。(「チャットを受付けない」を設定すると、営業時間外にサイトに訪れてくれたお客さまが、聞きたかったことや相談したかったことなど、把握できないからです。)

営業時間外でチャットを受け付けた場合、対応が休業後(3日後など)になったら、お客さんは連絡に気づかれないのでは?とご心配の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

事前に「メールアドレス」や「携帯番号」を取得しておくことで、顧客がオフラインの場合、回答時に、メール& SMSで通知することができます。

それでは、どのように事前に「メールアドレス」や「携帯番号」を取得するか設定方法をご案内します💡

「フォーム機能」を設定し、お客さまがオフライン時にも確実に連絡が届くようにしましょう🙌

  • フォーム機能は、チャットでお客様が会話を始めると、自動的にウィンドウを開き、名前、携帯番号などの情報を取得する機能です。
  • フォーム機能を設定し、メアド・携帯番号などを取得することで、休業後に対応したメッセージの通知を届けましょう。

▼ 設定方法

  • 「チャネルの設定」>「チャットの導入および設定」>「フォーム機能の設定」から取得したい情報を設定してください。
  • 詳しいフォーム機能の設定ガイドはこちらをご覧ください

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取得した連絡先に、メッセージを通知するには、「チャネルの設定」>「顧客への通知設定」で、随時オン・オフ変更できます。会話を続けたり、再訪問を誘導できますので、ぜひご活用ください🙌

なお、現在、メール通知の送信料金は一時的に無料ですが、SMSは1件当たりの課金がされます。

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最後に

ここまでお読みいただき、ありがとうございます😊 祝日設定や、日付指定(カレンダー)での休日設定などは、今後開発を予定しております。それまでの間は、上記のような方法で、お客さまにご案内いただけますとうれしいです🙌

また、休業明けには、文章などの設定は戻すことをお忘れなく💓

カレンダーに「チャネルトークの休業設定を元に戻す」など記載しておくことをオススメします✨

<休業明け対応チェックリスト>

パターン①

サポートbotの開始画面 or ウェルカムメッセージの文言修正
自動応答メッセージの文言修正

パターン②

営業時間を営業中に変更