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チャット対応 Tips集

チャットは、電話/メールと何が違うの?については、こちらのページでまとめました💡

電話とメールのいいとこ取りがチャットツールになります!

つまり...

💕

チャットのメリットは ✔︎ タイムリーなやりとりで、状況把握ができる🙆‍♀️ ✔︎ 画像や動画を、お互い送れる💌 ✔︎ 複数人で対応が可能👌

になります。

基本的なチャネルトークの問い合わせフローに関しては、まずご一読ください🙌

では、チャットのメリットを十分に発揮するために、流れをお伝えします✨ <流れのポイント>

  • 挨拶
  • 問い合わせのお礼
  • 状況把握のための質問
  • 社内会話で相談 → 次のアクションを伝える
  • お礼 & 何かあったらいつでも話しかけてくださいと伝える

具体的には....

① 挨拶

問い合わせをいただいたら... まずは「おはようございます」「●●さんこんにちは」など、カジュアルに挨拶をしてみましょう🙌

② 問い合わせのお礼

「お問い合わせありがとうございます!」など問い合わせいただいた感謝をお伝えしましょう。

③ 状況把握のための質問

双方向のコミュニケーションがタイムリーにできるのが、チャットツールの特徴です。そのメリットを生かして、状況把握することが、まずは大切になります!

例えば...状況把握せずにとにかくお調べします!だとこんな風になっちゃいます...!

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このあと、ちゃねりの頭の中は、こんな感じになります💦

🤔

あれ、そもそもこのお客様、コミュニケーションツールは何を使っているんだろう... とりあえず「社内会話」で先輩に聴いてみよう! →先輩に聴いてみたけど...「お客様のツール次第だよね!」と言われてしまった... →確認しますって言ったのに...お客様にまた質問するの気まづい><

では、どのようにしたら、より良いコミュニケーションが生まれたのでしょうか?

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ちゃねりは、お客様がどのコミュニケーションツールを使っているか質問しました。Slackであれば、Slack連携をして、通知をお届けすることができますが、Slackを使っていないということだったので、このあと「オペレーターモード」のお話と、「アプリダウンロードで通知オン」の解決策をお伝えし、無事に解決ができました💡

✔︎ チャットで重要なのは、「エモさ」ではなく「解決できること」 ✔︎ 解決するためには、「状況把握」が重要になります

お客様は何に困っていて、どんな背景や意図があり、その質問をしているのか。 状況把握せずに、「社内で確認します」と即レスしても、問題は解決できません😣

状況がわからない場合は、遠慮せずに「状況把握のための質問」をしてみてください 🙌

④ 社内会話で相談 → 次のアクションを伝える

状況把握した上で、自分だけでは解決できない場合は「社内会話」の機能で先輩などに相談してみましょう!

「社内会話」をクリックすると、お客様には見れない状態で会話が可能です。 @マークでメンションをつけることも可能なので、仲間のヘルプを仰ぎましょう!

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その際、先輩などがすぐに気づかず、すぐに答えられない場合は...

「お調べしますね、お待ちください。」

と一時を返信をしてみましょう。

電話対応では、保留ボタンを押して待っていただくことや、メールでも「確認します、追って返信します」など一時返信をすることがあると思います。自分のアクションを明確にすると、お客様側も「確認してくれた!待っている間は他の作業をしておこう」と思ってもらえます。

チャット中(特に相手が既読になっている時ほど)「即レスしなければ...」というプレッシャーを感じやすいかと思いますが、すぐに答えられない時に、アクション(調べますね!)を一言添えてみましょう。

ちなみに....

💡

アクション期日を伝える時は、確実に守れる期日を伝えましょう

例えば....「少々お待ちください」の表現ですと、どれくらいかがわからないため、少しお客様をイラッとさせてしまう可能性もあります。確実に守れる期日がわかる場合は「1時間以内」「本日中には」「2営業日以内には」「今週中には」など、お伝えできるとベストです。

無事に解決したら....

⑤ お礼 & 何かあったらいつでも話しかけてくださいと伝える

「答えは顧客にある」を掲げ、顧客中心文化を大切にしているチャネルトークでは、問い合わせいただけるお客さんの存在に、いつも感謝しています🙇‍♂️問い合わせするのって、実は面倒だったりしますよね...。そしていつしか問い合わせもなく...気づいたらお客様が離れていってしまっている...そんな状況は避けたいなと思っています。

ですので、解決した後には例えばこんな文章をお届けしてます!

💌

✔︎よかったです!またいつでも話しかけてくださいね! ✔︎ ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にご相談ください! ✔︎ お問い合わせ、ありがとうございました!またいつでもご連絡ください! etc...

また、よく使う文言はテンプレートでも登録が可能です。 事前に、登録しておくことも可能ですし、一度使った会話を、マウスオンすると、テンプレート保存することも可能です!

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タイトルを登録できるので、「最後」などとし、最後の挨拶文をテンプレート登録することで、スムーズにお礼をお伝えすることができます。一度登録すると、スラッシュ‘/’によって自動で表示させる事ができます。

ちなみに....こんな風に社内会話で、見守ってた先輩から声をかけられたら、ちゃねりは嬉しくなっちゃいますねり!

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社内会話も積極的に使いながら、ぜひ顧客の課題解決を、みんなで協力しながら行っていきましょう🙌

チャネルトークユーザーさんの中での、問い合わせで心がけていることを聞きました!

  • 人間が対応していることがわかるような、温度が伝わるような文章にしてます!

例)「〜に困ってらっしゃるのですね!」など、返事の冒頭につける。

  • 最後は自分からの返信で終わるようにしてます!
  • またご質問welcomeですよ!という内容を伝えるようにしています!
  • 「お問い合わせ頂きまして、ありがとうございます!」のテンプレをどんだけ早く返せるか頑張ってます!
  • ご案内は文章が長いと読みづらいので、句読点は多くても2つまでと意識して短文で返すようにしていました。
  • 文字量を意識する

→ 文字量は相手(ユーザーさん)が一度に把握できる量、スタイルに合わせる。ユーザーさんが一度に長文を送ってきたら、こちらも一度に送る。ユーザーさんが、細切れで送ってくる場合(例えば〇〇について。と△△について。を分けて送るとか)はこちらも相手に合わせる。

  • もしも、サポートに満足していただいているという話であれば、ぜひご紹介ください!と一言お伝えしています!

絵文字使う?使わない?🤔

  • 親しみを持たせるために、絵文字を使うようにしている会社もあります✨(チャネルトークは使ってます!)
  • 絵文字は関係性に合わせて、適宜使っています!特にtoCだと、絵文字とかはカジュアルで喜ばれる印象です!
  • 金融系のサービスなので、うちは逆に絵文字は使わずに、人間がちゃんと対応しています!的に丁寧な文章にしています。
  • 相手の礼儀に合わせてます(相手が絵文字を使っていたら絵文字を使う、固めの文章で連絡があった人には、カチッとした文章で伝えてます!)

💡

テンプレート登録することで、対応の差のムラをなくす & 教育コストも抑えられます!

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会話の冒頭に「/」を入れて、タイトルを入れることで、登録しているテンプレートを呼び出すこともできます!

登録の仕方

①予め設定するパターン

「チャネルの設定」>「回答テンプレート」を開き、テンプレートを登録しましょう。

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②実際に問い合わせ対応を行った文章を登録するパターン

実際に問い合わせを行った後に、「テンプレートに登録する」の設定も可能です!

登録したい文言に「マウスオン」一番右の「テンプレートに登録する」をクリック💡

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